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标准化管理

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标准化 管理
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www.chinarenben.com 1 PPT文档系列 (PPT可编辑编辑 版) www.chinarenben.com 2 陳天寶 人本企业管理咨询培训机构 深圳:深圳市宝安区前进路桃源大厦19A 电话:0755-27454552 传真:27454552 杭州:杭州市江城路889号香榭商务大厦11楼K座 电话:0571-87825022 传真:87825155 厦门:厦门市湖滨东路6号华龙大厦1206室 电话:0592-3297619 传真:3297615 南宁:南宁市民族大道92-1号新城国际大厦2101室 电话:0771-5558070 传真:5557517 标准化管理 中 国 著 名 管 理 专 家 中国管理科学成就十大杰出人物 中 国 十 大 杰 出 培 训 师 浙 江 省 企 业 创 业 指 导 师 浙江省管理咨询协会副会长 福建省管理专家师资库成员 国际注册管理咨询师(CMC) 一、什么是标准化管理 二、组织标准化 五、作业标准化 六、制度标准化 标 准 化 管 理 三、流程标准化 四、质量标准化 3 4 种属 通过他人做好工作的意志行为。 目的 方式 管理: 5 管理学第一原理:主体人自我肯定原理 任何一个人都是具 有自我意识,其行为都 只是寻求自我肯定的一 种主体人。 主体人自我 肯定原理 推论一:人在可以懒的时候,不会不懒 推论二:人在勤劳无益时,不会不懒 推论三:可能发生而又不应该发生的事, 却一定会发生 v 第一推论,没有明确的标准, 他人就没有方向,不知向何处 努力; v 第二推论,没有恰当的方法和 程序,他人就不知如何努力; v 第三推论,没有让人有做好工 作的强烈动机,他人就不会努 力 。 任何一个他人 都不会毫无 条件地为你 做好工作, 除非做好工 作本身是他 自己的意志 目标。 管理学第二原理 三个推论 6 企业标准化管理的五个要求 为被管理者积极性和创造性的发挥,提供规 范的支持。 为被管理者做好工作确立评价标准。 与被管理者共同约定做好工作的方法和程序 。 通过制定活动结果的利益分享约定,来激发 员工努力为企业发展作贡献的热忱。 行为规范和标准,必须建立在员工广泛认同 的基础上。 7 构建企业标准化管理体系 1234 组 织 标 准 化 质 量 标 准 化 流 程 标 准 化 作 业 标 准 化 从管理 的维度 谁来做? 怎么做?具体怎么做? 制 度 标 准 化 做好/坏了怎么样? 做到什么程度? 5 8 发展战略性研究 职能健全性研究 组 织 管 理 体 系 组织四 角分析 组织系 统原则 运行 系统 如何建立组织管理体系? 现有组织结构分析,明确组织结构设立原则 适当跨度原则 任务目标原则 稳定性与灵活性相结合原则 责权对等原则 分工协作原则 组织效率原则 执行与监督部门分设原则 指挥统一性原则 组织结构性研究 发展阶段性研究 横向协调系统垂直指挥系统 检查反馈系统 组织运行分析 岗位与标准化管理的关系? 职位说明书的作用 岗位分析是人力资源管理的基础性 岗位分析 岗位说明书与岗位规范 职业生涯 规划 人员培训 人员开发 目标管理 绩效考核 定岗 定编 招聘 录用 职位 评估 岗位 标准 10 智能、责任、 强度、环境 标题涉及内容 包括可明确该岗位的总体信息及职责概述 每日、每周、每月、每年的岗位工作规范 完成该岗位工作所赋予的工作权利 该岗位在开展工作中主要的沟通对象、手段和内容 为了胜任该岗位的工作所应满足的条件 该岗位所涉及的流程、表单、制度 岗位的主要工作任务 岗位说明书的结构 垂直指挥系统 一、服从指挥的原则 问题:服从上级正确的指挥,这句话对吗? 二、一个上级的原则 每个岗位、每个人只有一个上级,只服从一个上级的指挥,只向 一个上级报告。 三、逐级的原则 • 上级对下级可以越级检查,不能越级指挥 • 下级对上级可以越级申诉,不能越级报告 横向联络系统 1、各尽其职,各负其责 交通道 2、相互服务,相互制约 招聘 3、统一指挥,步调一致 4、工作流程和工艺流程构成企业自动化运作机制 5、不同部门内部有各自不同的运作形式和管理方法 6、部门的工作业绩考核评定 ——部门之间的运作原理 检查反馈系统 • 一、行政检查 上对下可以越级检查,不能越级指挥,检查不受级别 限制 1、检查是权力,同时也是责任 2、没有特别授权不能检查别人所属的下级 • 二、专业检查 1. 有检查和无处理,检查将流于形式 2. 明确检查的目的:并非为了检查而检查,而是为了改进 3. 检查结果的跟踪要延续一定时间 n可以明显提高企业运营效率。 n便于改进组织机构,明确部门职能和岗位职责。 组织机构 部门职责 岗位职责 部门间业务流程 岗位间业务流程 相互促进 相互促进 提高效率 n对个人的意义:1.业务提升;2.改进工作的优秀工具;3.理清工作思路 流程优化的意义 非增值性活动 直接创造价值的活动 辅助增值性活动增值性活动 支持创造价值的活动不能创造价值的活动 剔除优化、减少改善、持续、固化 15 流程的组成要素和特点 流程的六要素:输入的资源,活动,时间 输出的结果,顾客,价值 流程的特点:目标性——有明确的输出(目标或任务) 相关性——流程的活动是互相关联的 动态性——流程中的活动具有时序关系 层次性——活动中又有子流程 结构性——有串联,并链,反馈等结构 输入资源输出结果 若干活动 我满意,因为流程 为我创造了价值 流程体系 主流程辅助流程管控流程 研发 采购 生产 客服 销售 综合 技术 质控 人事 财务 决策 审批 流程优化的步骤 将受训人 员进行分组 将企业整体运作过程拆分成相对独立的流程系统 选择流程,按照标准符号绘制现实流程 相关人员对讨论流程环节 根据讨论结果绘制改进流程 明确流程的六个关键要素:节点、责任人、时间、事项、成果、表单 营销、采购、生产、 技术、人事等系统 改进流程试运行和修订 现实流程 改进建议 改进流程 问题记录 成立流程优化小组 小组成员名单 信息和文档 流程优化的步骤 流程标准 重中之重——以“表单”为流程落地工具 选取某流 程进行现 场的模拟 培训模拟流程 收集流程相关表单并进行检讨 根据发现的问题调整流程和表单 通过“流程分析四象限模型”检视现有流程 流程分析结果 流程梳理 确定流程 界定流程范围 绘制现实流程、 理解与分析流程 针对流程问题 进行自我改进 设计标杆瞄准研究 收集信息 分析研究结果 实施流程改进 标杆超越框架图 标杆瞄准对象选 择 •同一企业中的不同部门 •同一行业中的不同企业 •不同行业中的不同企业 流程优化的关键方法——标杆超越法 流程优化常用方法 1.消除非增值活动 •活动间等待 •重复的活动 •跨部门协调 •反复的审批 2.任务整合 •同一岗位承担多项工作 •与合作伙伴进行整合 3.简化活动 •过于复杂的表格 •过于复杂的技术系统 •过于专业分工的程序 •复杂的沟通形式 4.流程任务自动化 •信息的采集与传输 •数据的分析 •数据的应用和反馈 5.增加环节 •公司用以规避风险的关 键点 • 公司用以强化控制的关 键点 • 有利于提升客户满意度 的流程环节 6.重排环节 •可以减少重复、提升效 率的环节调整 • 可以缩短时间、降低成 本的环节调整 如何制定流程标准 •在重新设计流程的时候,要考虑“五W一H”,即谁在什么地点、什么 时间做什么,为什么做,怎样做。这样能够把问题考虑得更周全一点 。 • 第一个是“谁”(谁来做,谁来检视) • 第二个是“什么” • 第三个是“为什么”(交付什么成果) • 第四个是“何地” • 第五个是“何时” • 第六个是“如何” • “五个为什么” 22 流程设计与工作表格设计 表单自身的作用: 1)日常工作的辅助工具; 2)信息记录与传递的格式; 3)工作成果存储的“八宝箱”; 表单在流程设计过程中的作用: 1)流程设计之前收集表单,从而通过对表单设计、使用、流向等情况的分 析来发现问题; 2)流程设计完成后,通过对表单的设计使流程落地。 管理表单的设计要点: • 设计管理表单的总体原则是: ü 目标导向; ü 急用先行; ü 控制关键; ü 删繁就简。 控制关键,把繁琐的内容删掉,把关键的内容控制住,这是管理 表单的核心。 质量标准化 品质 管理规划 品质 管制 品质 改善 24 建立质量控制记录 质量 规划 一:品质管理规划 建立质量管理流程 建立质量管理组织 建立质量控制标准 建立质量目标 25 品质 管制 二:品质管制 质量管理流程核查 质量管理流程实施 质量管理流程教导 26 三:品质改善 质量管理流程数据收集 质量管理流程数据分析 质量管理流程改进 品质 改善 什么是作业标准化 • 作业标准化 – 指以企业现场安全生产、技术活动的全过程及其要素为主要内容,按照企 业安全生产的客观规律与要求,制定作业程序标准和贯彻标准的一种有组 织活动。 • 现场作业标准书 – 开展现场标准化作业的执行文件。现场每一项作业按照全过程控制的要求 ,明确具体操作的方法、步骤、措施、标准和人员责任,依据工作流程组 合成的执行文件。 延 伸 28 作业工艺管理 依据—— 作业指导文件(Sop) 要求—— 标准看板:含作业内容、操作步骤和方 法、技术质量要求、使用设备工具、注意 事项、图示说明等(适用)。 执行—— 作业程序合理性、规范化 作业动作经济性、标准化 作业过程连续性、顺畅化 作业指导书的编制原则 • 1 体现对现场作业的全过程控制。 • 2 应在作业前编制,注重策划和设计,量化、细化、标准化每项作业内容。 做到作业程序有要求,安全有措施,质量有标准,考核有依据。 • 3 应体现分工明确,责任到人,编写、审核、批准和执行应签字齐全。 • 4 围绕安全、质量两条主线,实现安全与质量的综合控制。优化作业方案, 提高效率、降低成本。 • 5 一项作业任务编制一份作业指导书。 • 6 应规定保证本项作业安全和质量的技术措施、组织措施、工序及验收内容 。 • 7 概念清楚、表达准确、文字简练、格式统一。 • 8 应结合现场实际由专业技术人员编写,由相应的主管部门审批。 30 建立健全企业各项管理制度是一项复杂的系统工程,在编制制度过程中需遵 循六大原则和六大指导思想 合法性 标准化 导向性 规范化 切实性 可控性 原则 人本思想 先立后破相对稳定 上下结合 注重实效 实事求是 指导思想 企业管 理制度 31 销售管理制度 生产管理制度 仓储管理制度 采购管理制度 总则 根据企业价值链,企业内部管理制度包含九个管理制度子系统 公司的基础结构 人力资源管理 技术开发 采购 原料储运 生产加工 成品储运 市场营销 客户服务 利润 人力资源管理制度 财务会计管理制度 质量管理制度 办公总务管理制度 需建立哪些制度 管理制度的制度 32 制度内容框架统一设计 内容架构常采用“一般规定—具体制度—附则” 的模式,在行文中采 用“定义+列举+其他”的方法来设计。 (1)目的:编制依据、适用范围、管理制度的实施环节和程序、管理 制度的编制形成过程、管理制度与其他制度之间的关系。 (2)主体内容:包括制度针对的客体以及责权利规定。 (3)附件(含附表)和相关制度(与此制度密切相关的制度体系内的 其他制度)。 (4)控制制度实现的方法及程序:包括行政措施、精神措施、经济措 施等。 制度格式标准化 制度使用名词、编号等应该统一规范,以适应企业信息化管理的需要。 同时,公文上的字体、字号、目录排列方式、纸张大小及边距、页码格式等 也需要明确的规定和模板。 制度的制作要求内容完整、格式规范、标识一致、记录清晰并明确规定 各制度的必备要素等。 制度标准化 33 企业管理制度的执行包括六个步骤:准备、实施、检查、反馈、考核和总结 监控过程,收集数据和资料 对错?效果?找出偏差和分析原因 信息反馈到有关管理部门 将结果与利益挂钩 把 成功经验和失败教训加以总结形成标准化, 将一些非程序化工作转化为程序化工作 制度宣贯 落实要求 解决why? What 解决who?when?where?准备 实施 检查 反馈 考核 总结 34 由于制度本身的缺陷或者执行力度不够,通常在管理制度执 行的时候一般会发生冲突 磨合期 平稳期 § 对制度实施结果不 确定 § 习惯性行为 § 利益受损 § 制度本身缺陷 § 执行不力 § 补正、充实或修改制度 § 管理者走出认识误区 § 制度制定者和执行者 的约束机制 § 广泛宣传,加强 沟通 § 制定制度时,扩 大参与面 § 环境变化,制度已 不合时宜 § 修改制度 修订期 冲突主 要来源 解决冲 突办法 1)建议修正; 2)没有修正之前严格按照制 度执行。 如果认为制度存在 问题你会怎么办? 制度执行力哪里找? 序号环节说明 1 明确:书面化简明、清晰 2 量化可检查:检查表具体可操作,切入实际,落到实处 3 专人检查:稽核者有人在比较 4 利益挂钩利益挂钩的结果是让当事人关心 5 跟踪:持续改进 6 重视:高层重视执行:自上而下 36 “领导人性化、管理标准 化、作风军事化”是时下乃至 今后相当一段时期中国民营 企业的生存和发展之道。 --陈天宝 37 谢谢大家 ! 助理手机:13868388580 Email:[email protected]
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