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安徽农业大学2013年档案工作会议

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安徽农业大学2013年档案工作会议 二○一三年五月七日 档案利用工具、存在的问题及解决方式 (二○一三年五月七日) 一、档案利用工具 1、纸质检索工具 2、档案管理信息系统 3、《安徽农业大学年鉴》 二、档案利用过程中的主要问题及解决方式 1、查档程序不规范 2、查档信息不准确 3、查不到所需档案 1、查档程序不规范 案例一 一教授因科研项目结题,需查阅财务凭证,其本 人可以直接到档案馆调阅吗? 查阅非本部门形成档案 一、本校各部门因工作需要,查阅其他部门形成的档案 ,应经档案形成部门负责人同意,指定专人查阅。 二、查阅重要会议记录须经党政办公室和档案负责人批 准,指定专人查阅。 三、查阅有密级的档案,须经校保密办公室和档案馆负 责人批准,指定专人查阅。 1、查档程序不规范 案例二 张某和刘某是我校2012届本科毕业生,二人为同班 同学。一日,张某来到档案馆要求查阅刘某的大学 成绩和毕业论文。 请问:档案馆能否为张某查阅? 委托他人查档手续 • 代理他人办理个人学籍学历档案,除持有本人身份 证原件外,还要求出具委托书1份,委托人身份证明1 份方可登记利用 1、查档程序不规范 案例三 • 我校增加移动宽带,经办部门委托中移动工作人 员马某来档案馆复印学校组织机构代码证复印件 。能否提供。 利用学校组织机构代码证、法人证程序 • 一、凡我校教职工因申请科研项目、软件著作权、专 利,课题验收,出国签证等合法、合理需要可以使用 两证。 • 二、需填写《查阅重要档案审批表》(档案馆主页下 载),经所在单位负责人签字,盖单位章后,本人来 档案馆办理。 • 三、一次一事,复印无效。 11 档案提供利用流程 2、查档信息不准确 案例四 查询北二门门面房规划许可证,提供信息是北二 门A、B、C楼,而报批、归档名称是安徽农业大 学科技展示窗口。 2、查档信息不准确 案例五 一学生自称为2006届毕业生,来馆调阅成绩单。经 工作人员查询,本届毕业生查无此人。 • 解决方式:①查档者应明确所需档案的主题、大致 形成时间,准确查找;②档案工作人员应对学校基 本情况、馆藏档案有深刻了解和熟悉(针对基建档 案标识名称和归档名称不一的现象,要在案卷目录 中特别标注)。 3、查不到所需档案 案例六 印刷厂职工因办理社保以计算工龄,需查阅财务凭 证。然财会档案从未归档。 案例七 2011届农建毕业生来馆调阅成绩单,发现无本专业 学生成绩。 解决方式:①各单位兼职档案员应将本单位形成的 档案齐全、完整、系统归档;②档案馆应加强对归 档工作的指导、检查,编制检索工具,方便、快捷 查找。 谢 谢
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