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第六节 Access 2003

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Access
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第六章 Access 2003 某位企业界的经营者曾说:“未来 因特网界有几种人可以赚钱:拥有 Database的人,整理Database的人, 管理Database的人以及应用Database 的人。”这句话已经充分说明了数据库 的重要性,而到底什么是Database? 什么是数据库 其实,数据库( Database )是一个极 为通俗的名词,一般人对数据库的理解是一 群数据的集合。 严格地说,拥有大量的数据并不等于拥 有数据库。建立数据库的过程中,最重要的 是数据整理的工作,能够把数据整理成具有 相同属性的格式。 保存在计算机上的数据库,则有更严谨 的定义。除了把具有相同属性的数据集合起 来外,还必须建立适当的数据结构,以最少 重复的形式保存在存储设备中。数据库是表 (table)的集合体,一个数据库可能有一 个表,或多个表;表是由许多相同格式的记 录(record)所组成;在记录中的每一个属性 称为字段(field)。 换言之,横向的记录和纵向的属性字段 便组成一个表,保存到计算机存储设备后, 就形成了数据库文件。 常见的数据库有通讯数据库、学 籍数据库、成绩数据库等。在数据库 中可以只有一个表,也可以把数十甚 至数百个表集合起来。 用来建立数据库系统的软件种类 很多,例如:Access、FoxPro、 Informix、Oracle、Sybase、DB2等。 数据库管理系统 数据库管理系统(Data Base Management System,简称为DBMS)是用来管理数据库的软件 系统,是用户和数据库间的软件接口,用户可以 通过数据库管理系统下达处理数据库的命令。例 如:增加新的数据、更改数据、删除数据和查找 数据等。 建立数据库的目的,通常是为了提供多人同 时使用,因此必须设计一套完整的管理规范,以 便有效管理、维护数据库的正常使用。数据库管 理系统就是提供这种功能需求的系统,包括使用 权限、密码管理、数据增删、数据查询、报表打 印、数据备份等等。 Access 2003 窗口说明 任务窗格 菜单栏 工具栏 标题栏 状态栏 Access 2003 数据库窗口 子窗口选择区 Access的数据库文件包括7个对象和1个组, 在对象选择区可以选择想要显示的对象,其各对 象的说明如下: l 表对象 表是用来存放数据库相关数据的文件,打开 新的数据库后,接着就要建立表,一个数据库可 能有一个或多个表。在每一个表中必须设定所需 的数据属性,此属性称为字段(field),例如: 通讯录表的字段可包括姓名、性别、电话、住址 、职业、职称等。 移动鼠标到子对象选择区选择“表”按钮,然后 从窗口的右侧双击想要打开的表对象名称,就会 出现表窗口。 l查询对象 查询是数据库最重要的功能之一,利用 查询对象可以建立各种不同的查询条件,通 过查询条件以及指定显示的字段,产生不同 的查询结果,例如:查询属于同一公司的客 户,属于同一城市的客户或属于同一工作性 质的客户等。当表的内容改变时,查询对象 的内容也会随着更新,而且查询对象中的数 据还可以依照特定的准则来筛选或排序。 移动鼠标到子对象选择区选择“查询”按 钮,然后从窗口的右侧双击想要打开的查询 对象名称,就会出现查询窗口。 l 窗体对象 窗体对象可以设计各种显示、输入或修改表 内容的格式,让使用数据库的人更容易操作,管 理数据库,例如:设计成绩管理数据库时,可以 设计管理各科成绩数据的窗体,在窗体中只呈现 学生的学号、姓名和该科成绩输入字段,让用户 可以方便登录该科所有学生的成绩。Access的窗 体功能有许多内建的版面格式与向导,让用户在 设计各种窗体时更加便利。 移动鼠标到子对象选择区选择“窗体”按钮,然 后从窗口的右则双击想要打开的窗体对象名称, 就会出现窗体窗口。 l报表对象 报表对象是用来产生输出报表数据的工 具,通过报表功能除了可以产生较为美观的 输出格式外,用户可以在报表中加入各种运 算或图表,让输出报表更具说服力,并且可 以利用报表功能来打印邮寄标签! 移动鼠标到子对象选择区选择“报表”按 钮,然后在窗口的右侧双击想要打开的报表 对象名称,就会出现报表窗口。 l页对象 所谓页,是指利用Access产生的html网 页文档文件,这种文档文件可以直接在网络 上显示、修改、删除和新增数据库的数据。 此外,页还可以在网络上提供交互式报表和 数据分析功能。 移动鼠标到子对象选择区选择“页”按钮 ,然后从窗口的右侧双击想要打开的页对象 名称,就会出想页窗口。 l宏对象 所谓宏(Macro)是指一连串命令集合 ,一般用户在操作数据库时,一次只能执行 一个命令,而通过宏功能,可以先将想要执 行的一连串命令保存在一起,变成一组宏命 令,当需要的时候,再执行这个宏命令,就 会自动依序执行宏中所有的命令,例如:当 想要打印某一个报表,其操作过程为打开、 打印、关闭等3个操作步骤,而使用宏命令 ,则可以将其设计为一个操作即可完成。 移动光标到子对象选择区选择“宏”按钮 ,然后选择想要打开的宏对象名称,再选择 “设计”按钮,就会出现宏窗口。 l模块对象 模块对象是用来编写VBA程序的 窗口。应用VBA程序语言,可以加强 数据库的处理能力,设计出更符合操 作需求的数据库管理系统。 移动鼠标到子对象选择区选择“模 块”按钮,然后从窗口的右侧双击想要 打开的模块对象名称,就会出现模块 窗口(也就是Microsoft Visual Basic) 。 l组对象 可以方便管理数据库的7个对 象,将常用的数据库对象拖移到组 中,会产生一个对象的快捷方式。 以后使用时,只要从组中双击该快 捷方式,就可以打开该对象内容, 另外也可以新增组来分类数据库对 象,使得管理更为方便。 更改Access的默认文件格式 在Access 2003中可以打开Access 2002及Access 2003的文件格式,也可以将 Access 默认的文件格式设定成Access 2000。 操作方法: Ø从“工具”命令中选择“选项”命令 Ø出现“选项”窗口选择“高级”选项卡,然后按 一下“默认文件格式”右边的下拉菜单,从中 选择一种,单击确定。 建立新的数据库 1、建立空数据库 选择“文件”命令中的“新建”或选择工具栏上 的“新建”按钮 2、利用向导建立数据库 Access提供了多种数据库模板,可以利用 模板来快速创建数据库,如果向导所创建的 数据库内容无法完全满足要求,还可以随时 进入数据库对象的设计视图来进一步修改设 定,有很大的灵活性。 建立数据库表 建立表的三种方法: 1、在设计视图中创建表 2、利用向导创建表 3、通过输入数据创建表 表的其他操作 Ø复制表 一个数据库中可以有多个表,当表中的字段 属性、数据内容类似时,可以先复制表,再修改 表中的字段属性、数据内容。 操作方法: 1、选中需要复制的表,单击鼠标右键,从弹出的快 捷菜单中选择“另存为”。 2、出现另存为窗口后,在“将表另存为”栏输入表名 称,然后在“保存类型”列表中选择“表”,接着选择 确定按钮。 或者按住键盘上的“ctrl”键,然后移动鼠标在 想要复制的表上按住鼠标左键拖移,也可以复制 表。 Ø更改表名称 数据库中可以有多个表,表的名称可以 为中文或英文,设计者可以依表的内容设定 表的名称,表的名称应该和表中的数据内容 相呼应,这样有助于分辨不同表的内容属性 。 Ø删除表 不需要使用的表,可以将它删除,以免 占用硬盘空间。 选中需要删除的表单击常用工具栏上的“删 除”按钮。 表的视图 视图是Access数据库对象的外观表现形式, 不同的视图具有不同的功能和作用范围。表有四 种视图,即设计视图、数据表视图、数据透视表 视图和数据透视图视图。 § 1.设计视图 § 表的设计视图用于设计表的结构。在表的设 计视图中,既可以新创建整个表,也可以添加、 删除或自定义已有表中的字段。 § 2.数据表视图 § 表的数据表视图以行列格式显示表,用于处 理数据。在数据表视图中,可以添加、删除和修 改数据。 § 表的设计视图和表的数据表视图可以通过 在Access 2000工具栏中的如图所示“视图” 切换按钮,或Access 2000中“视图”中的选 项来相互转换。 § 3.数据透视表视图和数据透视图视图 § 数据透视表视图和数据透视图视图是用 所选格式和计算方法,汇总大量数据的表或 图,其作用是以另一种格式查看数据。一般 多用在查询或窗体中。 数据库备份 操作步骤: Ø打开想要备份的数据库文件,然后从菜单栏的“文 件”菜单中选择“备份数据库”。 Ø出现“备份数据库另存为”对话框后,在“保存位置” 列表中选择备份数据库想要保存的文件夹,然后 在“文件名”文本框中输入备份数据库的名称,接着 选择“保存”按钮。 在默认的情况下,备份的数据库名称会以原来的 数据库名称后面加上计算机系统当天的日期。例 如:原来的数据库名称为01-03-04,而备份的日 期为2008/11/2,则备份数据库的默认名称为01- 03-04_2008-11-2 数据表的格式设定 设计者可以设定数据表的格式,例如: 单元格、线条、网格线、字体等特性。 操作方法: Ø将表打开为数据表窗口后,选择“格式”中的“ 数据表”命令设置单元格效果、网格线、背 景、线条等。 Ø将表打开为数据表窗口后,选择“格式”中的“ 字体”命令设置字体大小、颜色等。 有效性规则与有效性文本 “有效性规则”属性是为了检查字段中的值 是否有效,可以在该字段的“有效性规则”框 中输入一个表达式,Access会判断输入的 值是否满足这个表达式,如果满足才能输入 。输入违反该规则的字段值就无法将值输入 到表中,并会提示我们不能输入与有效性规 则悖的数值。 “有效性文本”属性中填写的文字则是用来 当用户输入错误的值时给用户的提示信息。 (课本238页) 输入掩码 有些字段的数据必须按照特定的格式输入,例 如:电话号码、身份证号、发票号、邮政编码、 银行卡号等,这时可以用输入掩码属性来让数据 的输入容易些,并且控制用户在文本框控件中输 入数值,便于查找或排序数据。 操作方法: ü打开表的设计视图窗口,选择输入号码的字段, 然后选择字段属性下的“常规”选项卡的“输入掩码” 文本框。 (课本239页) 主关键字段 所谓主键(primary key)可以包含一个或多 个字段,以保证每条记录具有唯一性。它是指所 有字段中用来区别不同数据记录的依据,主键字 段所存的数据是唯一能识别表中的每一笔记录。 换句话说,在主键字段中的数据必须具有唯一性 ,,不可以重复和空值。例如:学生成绩表的学 号可以作为主键字段;图书库存表中的图书编号 也可以作为主键字段。 产生新的表时若没有指定主键字段,Access 会自动产生一个主键字段(自动编号)。并在行 选择格中出现 符号,表示该字段为主键字段。 更改主键字段 产生新的表时,若没有指定主键字段, Access会自动产生一个主键字段,名称为ID,设 计者可以自行指定、更改主键字段。 更改主键字段的操作方法: ü移动鼠标到“对象”区选择“表”按钮,然后选择想要 编辑的表名称,接着选择设计视图按钮。 ü打开表的设计窗口后,移动鼠标到想要设定为主 键字段的行选择格上单击鼠标左键,选取该行后 ,再选择表设计工具栏的 主键按钮。 将表中的多个字段设置成主关键字段 例如:表“选课表”,它的主键应该是“学号”和 “课程号”的组合。 操作步骤: Ø先把鼠标移动到表最左边的字段选择器内, 当鼠标光标变成一个“向右箭头”形状时,单 击鼠标左键将这行选定,然后按住键盘上的 “Ctrl”键,选定其他要设置成主键的行,都 选好以后,单击工具栏上的“主键”按钮。 想取消主关键字:就先选中字段,然后单击 工具栏上的“主键”按钮,这时字段前面的“钥 匙”图标就消失了。 索引字段 主键字段是为了辨识不同的数据 记录,而索引字段则用来检索、搜索 、排序数据,在每一个表中都必须有 索引字段。尤其在搜索数据时,利用 索引字段可以提高数据检索的效率。 设定索引字段 操作步骤:在设计视图中打开表,单击要创建索引 的 字段,然后单击字段属性中的“索引”。 设置索引时,有3个选项: § 否:表示该字段不是索引字段 § 有(有重复)表示该字段是索引字段,而且该字 段中的数据是可以重复的。例如:学生的姓名 § 有(无重复)表示该字段是索引字段,而且该字 段中的数据是不可以重复的。例如:学生的学号 显示索引字段状态 字段被设定为索引字段或主键字段后,可 以将所有字段的索引状态显示出来,以便了 解 目前的设定情况。 显示索引字段状态的操作方法: 打开表的设计窗口,然后移动鼠标选择表设 计工具栏的“索引”按钮。完成后,会出现索 引窗口,显示目前索引字段的设定状态。 索引窗口的说明如下: § 从“字段名称”栏可以看出目前表设定为索引的所有字段名 称。 § 从“排序次序”栏可以看出每个索引字段的排序方式。移动 鼠标在“排序次序”栏内单击鼠标左键,出现“下拉”按钮后, 单击“下拉”按钮,然后从下拉列表中选择该索引字段想要 排序的方式,排序方式有升序和降序两种,升序是指数据 从小到大排列,而降序是指数据从大到小排列。 § 每一个索引字段还可以从窗口的下方查看其索引属性,其 属性说明如下: 主索引:若为是,则该索引字段同时也是主键字段;反之, 则 不是主键字段。 唯一索引:若为是,则该字段的数据具有唯一性、不可重复 性;反之,则该字段的数据具有可重复性。 忽略Nulls:若为是,则索引将排除没有数据内容的记录;反 之,则不排除没有数据内容的记录。 组合索引 在需要将若干个字段组合在一起来建立 索引时,就必须使用组合索引了。在表设计 视图中,单击工具栏上的“索引”按钮。 插入图形对象 表的字段数据类型中,并没有图形数据类型 ,必须使用OLE对象类型来建立图形数据。所谓 OLE对象是指任何类型的数据。例如:图片、声 音、动画、word、excel、powerpoint文件等。只 要使用插入OLE对象的功能,就可以将任何类型 的数据放到数据库中,并且可以在插入的对象上 双击鼠标左键,以打开该应用程序并编辑对象内 容。 要建立图形字段前必须先将字段的数据类型 设定为OLE对象,然后再插入所需的对象。 操作步骤: Ø打开表的设计视图窗口,然后移动鼠标到想 要设定为OLE对象数据类型的数据类型栏单 击鼠标左键,出现 钮后,单击 钮,从拉 出的列表中选择“OLE”对象,再选择设计视 图按钮。 Ø出现询问是否保存的对话框时,选择“Y” Ø窗口切换到表窗口后,移动鼠标到要插入 OLE对象的字段上单击鼠标左键,然后从菜 单栏的“插入”命令选择“对象” Ø出现插入对象窗口后,选择“由文件创建” 插入智能标记 Office中的智能标记功能,是可加速完 成作业的最佳工具,而在Access 2003中, 也提供利用智能标记来迅速执行相关动作的 功能,不过默认为不启用状态,所以用户必 须以手动方式将所需的智能标记添加表中。 操作方法: ü打开表的“设计视图”窗口,然后在想要插入 智能标记的字段上单击,接着移动光标到下 方的“智能标记”字段上单击,出现 ,选择 它。 导入与导出表 所谓导入功能是指将外部数据放到目前 的数据库中,而导出功能则可以将数据库中 的数据转换为其他格式,让其他的应用软件 使用。所以,导入和导出功能是数据交换的 重要功能。 导入其他数据库的表 在建立一个新的数据库时,直接利用其 它数据库中符合需求的表,可以节省许多宝 贵的时间。而导入功能则可以帮助设计者迅 速将其他数据库中的表,复制到数据库中。 操作方法: ü从“文件”命令中选择“获取外部数据”,然后 在子菜单中选择“导入”命令。 导出表到其他数据库 除了将表导入数据库中,相反地,也可 以将数据库中的表导出到其他的数据库中。 操作步骤: ü选择想要导出表的名称,选择“文件”命令中 的“导出”命令。 查阅列 在向表中输入数据时,经常发生这样的操作 :一些相同的数据要反复地输入,或者一些数据 已经在另外一张表内,还需要再输入。比如:一 张表的性别字段,每条记录都需要输入“男”或“女” 这属于单表中的重复数据录入;又比如在“成绩表” 需要输入“课程号”,而“课程号”已经在“课程表”中 存在,这属于跨表的重复数据输入。这些重复数 据的输入花费了用户较多的时间,且易出错。 Access 提供了一种便捷的手段,这就是建立查阅 字段的方法,只要从下拉表中选择需要的值即可 ,使得输入变得容易。 创建查阅字段有两种方法,一是最简单 的使用查阅向导,另一种是直接在设计视图 的“查阅”选项卡中选择或输入所需的值。 提供查阅的数据来源有两大类:“值列表”和“ 表与查询”中的值。 1、查询字段的属性 在表设计视图中,通过单击“字段属性”框中 的“查阅”选项卡,可以对表中各字段设置其 查阅属性。 2、创建“值列表”查阅字段 创建“值列表”查阅列有两种方法:一是 在属性中直接输入一组值,二是使用“向导” 。 例题1:对数据库“学生管理”中“学生信息表”进 行设计,把“性别”字段设置为查阅字段。 例题2:对数据库“学生管理”中“学生信息表”进 行设计,利用“查阅”向导将“院系”字段建立 查阅字段,值分别为:电子系、信息系、计 算机系和机械系。 3、创建“表/查询”查询字段 创建“表/查询”查阅列也同样有直 接输入和使用“向导”两种方法。其中利 用“向导”的方法与“值列表”查阅向导类 似。 例题:对数据库“学生管理”中的“选课表” 进行设计,将“课程号”字段建立为查阅 字段,数据来源于“课程表”。 取消查阅字段 建立查阅字段后,可以随时取消查阅功 能;取消查阅功能后,原来已经查阅的数据 会变成一般文字或数字数据。 方法: 在设计视图的“查阅”选项卡中,然后移 动鼠标在“显示控件”栏单击鼠标左键,接着 选择下拉按钮,从拉出的列表中选择文本框 。 维护表 Ø 选择行:出现向右的箭头时 Ø 选择列:出现向下的箭头时 Ø 选择多行和多列:shift Ø 调整行高和列宽 Ø 插入新的表字段:选择设计视图,选择需要添加新字段的 行,单击右键,从快捷菜单中选择“插入行”命令。 Ø 复制记录 Ø 删除记录:操作不可以恢复 Ø 隐藏/取消隐藏字段:选择“格式”命令或拖动 Ø 冻结字段:是指将字段固定在数据表的最左边,当数据表 的字段左右滚动时,该字段固定不动在最左边。 当字段很多时,可以将某些重要或具有辨识作用的字 段冻结起来,以利于数据的阅读,提高数据输入的效率。 选择“格式”命令 表中数据的操作 表中数据的操作包括数据表中查找与替 换数据、记录的排序、记录的筛选等操作。 一、查找与替换数据 1、在数据表中查找数据 操作方法:在数据库窗口的“表”对象下,双 击要操作的数据表,将光标定位到要进行查 找的字段上,然后打开“编辑”菜单,选择“查 找”。 2、替换数据 (课本244页----246页) 二、排序记录 使用排序功能可以很清晰地查阅数据,以 便对表中的数据进行分析研究。 1、单字段排序 当打开一个表时,默认以主关键字排序来 显示,如果表中未定义主关键字,则Access 将 按照记录在表中的实际次序来显示。 例如:在“学生信息表”中选择按姓名的大小从 大到小排序。 2、多字段排序 有时候使用一个字段进行排序可能无法满 足工作需要,这时可以通过几个字段的组合 来 进行排序。 操作方法:选择菜单“记录”中的“筛选”命令中 的 “高级筛选/排序”命令。 例如:将“学生信息表”中记录先按“性别”、“出 生日期”升序排列,前面两个字段值相 同 时按 “姓名”降序排列。 窗口分为上下两部分,上面叫表输入区,用于 显示当前表,下面一部分叫QBE设计网格,用于为 排 序或筛选指定字段,设置排序方式和筛选条件。 筛选记录 当表中的记录较多时,我们查阅表中的数据很不 方便,如果仅将需要的记录显示出来,就可以节省 查 阅的时间。筛选记录的功能就是将不需要的数据隐 藏 起来,只显示出符合条件的记录。 1、快速筛选记录 当需要将某类字段的记录显示出来时,可以先选 定 要挑选出来的内容,然后单击工具栏中的“按所选内 容 筛选”按钮,这时即可将表中所有符合选定内容的记 录 显示出来。 例如:把“学生信息表”中筛选出所有“女”同学的记录 。 2、高级筛选 有时上述简单的筛选还不能满足我们的需要, 这就需要使用高级筛选技巧来进行筛选,以便筛 选出符合条件的记录。 操作方法:在“筛选”对话框中,指定了要筛选的字段 后,还要将筛选条件输入到QBE设计网格的“准则” 行和“或”行中。 例如:对数据库“学生管理”中的“学生信息表”进行筛 选操作,找出所有计算机系年龄大于25的记录。 若要取消筛选,可以选择菜单的“记录”命令中的“取 消 筛选/排序”。 父表与子表 Access的关系功能,可以将一个表设定 成为另一表的子表。由这个功能,可将子表 中的记录数据加以分组,建立表间的紧密关 系。 当两个表之间设定关系时,有一方是父 表,一方是子表,子表必须依赖父表,才能 知道其数据的完整性。 设定子表 父,子表中,最少必须有一个相同的字段数据,例如: 学号,课程编号等,以作为建立关系的关键值。 操作方法: Ø 打开要作为父表的数据表窗口,然后移动鼠标从菜单栏的“ 插入”命令中选择“子数据表”。 Ø 出现“插入子数据表”窗口后,选择“表”选项卡,然后选择要 作为子表的表名称,再选择“确定”按钮。 Ø 出现表间还未建立关系的提示窗口后,移动鼠标选择“Y”按 钮,已建立彼此的关系。 完成后,两个表间就会建立关系,并且在父表的每一条 记录前会有一个+符号,表示此表有子数据表可以展开。 展开全部的子表 操作方法1: ü 打开父表的数据表窗口,然后移动鼠标从菜单栏的“格式” 菜单中选择“子数据表”,接着从拉出的子菜单中选择“全部 展开”。 操作方法2: ü 打开父表的设计视图窗口,然后移动鼠标从菜单栏的“视图 ”菜单中选择“属性”。 ü 出现“表属性”窗口后,移动鼠标在“子数据表展开”栏内单击 鼠标左键,出现下列菜单,选择“是”。 ü 回到表的设计视图窗口后,选择设计视图按钮,将表切换 到数据表窗口。 删除子表 操作方法: Ø打开父表的数据表窗口,然后移动鼠标从菜单栏 的“格式”菜单中选择“子数据表”,接着从拉出的子 菜单中选择“删除”。 Ø完成后,所有的子数据表就会被删除,记录前面 的+符号不见了,表示此数据表已不再设定为父数 据表了。 利用删除子数据表的功能,会将父表内所有 关系的子表全部删除。 表关系的基本概念 所谓表关系是指利用相同的字段属性,建立表 间的联接关系。 依照关系的特性,可以分为一对一关系和一对 多关系,多对多关系。 一对一关系: 两个表关系字段中的数据内容同时具有唯一性时 ,就可以建立一对一的联接关系,建立两个表中 每一条记录的一对一的关系。 一对多关系: 当两个联接表的关系字段中,其中一个具有唯一 性,另一个不具有唯一性,就可以建立一对多的 联接关系。 设置参照完整性 在我们建立表之间的关系时,在“编辑关 系”对话框中有一个复选框“实施参照完整性” ,单击它之后,“级联更新相关字段”和“级联 删除相关字段”两个复选框就可以用了。 如果选定“级联更新相关字段”复选框, 则当更新父行时,Access就会自动更新子 行,选定“级联删除相关字段”后,当删除父 行时,子行也会跟着被删除。 查询 Access中的查询,功能非常强大,既 可以在一个表中搜索符合一定条件的记录, 也可以在多个表中完成比较复杂的查询,同 时还支持表、记录的管理操作。在运行了已 建立的简单查询后,会得到一个回答----一 系列符合条件的记录,我们称之为“动态集” 。 例如,利用查询我们可以完成在“学生管理数 据 库”的“学生信息”表中查找出在1985年之后的 学 生,最后形成一个动态集。 根据查询的不同特征,把查询分为选择查 询、操作查询、交叉表查询、SQL查询。 选择查询:主要用来选取符合指定条件的记 录,在实际应用中用的最多,相对来说也比 较 简单。 操作查询:主要用来更新源表中的数据,根 据 其操作类型的不同又可以分为:生成表查询 、 更新查询、删除查询、追加查询; 交叉表查询:结构比较复杂; SQL查询:这种方式最为灵活,可以实现前 三 类查询的所有功能,但需要对SQL语言有所 掌 握。 简单查询向导 使用“简单选择查询向导”创建查询的操作有2 种 方法: (1)在数据库的查询对象窗口中,双击“使用 向导创建查询”。 (2)单击“数据库”窗口工具栏上的“新建”按钮 ;在弹出的对话框中,选择“简单查询向导” 项。 以上两种方法都会启动简单查询向导对话框 , 对数据库进行查询设置。可以创建一个表的 查 询,也可以创建多个表的查询。 1、建立单表简单查询 例题:在学生管理数据库中,查询“学生信息表”中学 生的学号、姓名、院系,查询的名为“学生院 系 查询”。 2、建立多表简单查询 如果查询的信息涉及多个表中的字段,就要用到 多 表之间的查询,但是一般要求被选择的表之间应该 先 建立关系,使字段与字段之间可以匹配;如果没有 关系会出现错误提示。 例题:在学生管理数据库中,查询学生选修课程的 平 均分。要求字段为“学生信息表”中的学号与姓 名,“选课表”中的成绩的平均分,查询的名为 “选修课平均成绩查询”。 交叉表查询向导 交叉表查询常用来汇总特定表中的数据。交 叉表在水平方向和垂直方向列出所需查询的数据标 题,在行与列交叉处显示数据值,并进而对这些数 据 给出各种总计值。 创建一个交叉表查询,需要三个要素:行标题、 列标题、值。 例题:在学生管理数据库中,利用学生选课表,使 用 交叉表技术生成学生成绩单,该查询名为: 选课表_交叉表。 查找重复项查询向导 在数据库中,经常要保持数据记录的唯 一性。例如:在放有学生资料的“学生信息 表”中,每个学生的资料必须是唯一的,不 能存放一个学生多份档案的情况。 例题:在“学生信息表”中查找是否有相同院系 (院系重复)的学生。 查找不匹配项查询向导 一般情况下,每一个学生都应该选课,但 总会有个别学生有可能没有选课。现在有两 个表,“学生信息表”和“选课表”,利用查找不 匹 配项查询功能,通过这两者可以查出哪些学 生 没有选课。 例题:在数据库“学生管理”中查找没有选课的 学生。 创建操作查询 操作查询是在一个操作中更改许多记录 的查询,共有四种类型:删除、更新、生成 表、追加。操作查询主要用于在数据库中快 速地更改、插入、创建或删除数据。操作查 询可以在选择查询的基础上完成。操作查询 会更新表中的数据,为确保数据安全,避免 误操作,最好在更新前备份数据库。 生成表查询 生成表查询从一个或多个表中的全部或部分数据 新建表。生成表查询可应用在以下方面: 1、创建用于导出到其他数据库的表。例如,可以创 建包含“学生信息表”的几个字段的表,然后将表导 出到数据库以供有关院系使用。 2、创建表的备份副本。创建包含旧记录的历史表。 例如,在从当前的“订单”表中删除记录之前,可以 创建表来保存所有旧定单。 3、提高基于表查询或SQL语句的窗体、报表和数据 访问页的性能。 例题:使用“学生信息表”,备份计算机系学生信息到 表“计算机系学生”。 更新查询 对一个或多个表中的一组记录作全局的 更改。例如,可以将所有奶制品的价格提高 十个百分点,或将某一工作类别的人员的工 资提高5%。使用更新查询,可以更改已存 在表中的数据。 例题:把学生信息表中的计算机系改为机电 系。 追加查询 如果需要从数据库的某一个数据表中筛选出 一些数据,可以使用选择查询。进而,如果需要 将这些筛选出来的数据追加到另外一个结构相同 的数据表中,则必须使用追加查询了。 追加查询一般用于从一个或多个表查询一组 记录并将其追加到一个或多个表的尾部,也用于 两个表的合并。例如,学校每年都录取新生和包 含这些新生信息表的招生数据库。为了避免键入 所有这些内容,最好将它追加到“学生信息表”。 删除查询 从一个或多个表中删除一组记录。 例如,可以使用删除查询来删除不连 续或没有订单的产品。 例题:将“学生信息表”中计算机系的学生 删除。 查询准则 准则是查询或高级筛选中用来识别所需 特定记录的限制条件。例如,只查看公司使 用的所有供应商中来源于山东的,可以指定 准则,将记录结果的“省市”字段限制为“山东 ”。 准则是由常量、变量、运算符、字段、 函数等组合构成的,可以计算出一个结果。 需要注意的是,在准则中的字段名必须用方 括号括起来,结果的数据类型应与对应字段 定义的类型相符,否则,会出现类型不匹配 的现象。 运算符 运算符是特定的符号或单词, 用来标识一个或多个元素执行的操 作,如And和Or。Microsoft Access有多种类别的运算符,包括 算术运算符、比较运算符、连接运 算符和逻辑运算符。 算数运算符 运算符功能示例结果 ^乘方4^364 *乘4*312 /除12/34 \整除4\31 mod取余7 mod 43 +加4+37 -减4-31 关系运算符 运算符功能示例结果 大于125True =大于等 于 8=3True =等于“7”=“男”False “江 苏” True 连接运算符 连接运算符用于连接多个字符串,结果为 一个字符串。连接运算符有&和+。 (1)&:强制两个表达式作字符串连接。例如,“计 算机”&“科学”,结果为“计算机科学”。“飞行记录 ”&2,结果为“飞行记录2”。运算符“&”将数值2强制 转化为字符串“2”,然后连接为一个串。 (2)+:连接两个字符串。“+”号两端的类型必须一 致。例如,“计算机”+“科学”,结果为“计算机科学” ,与“&”号的情形相同。而遇到“飞行记录”+2的情 况时,系统会提示“类型不匹配”的错误信息,即要 求类型相同的字符串才可以相连接。 逻辑运算符 ABA and BA or Bnot A TrueTrueTrueTrueFalse TrueFalseFalseTrueFalse TrueNullNullTrueFalse FalseTrueFalseTrueTrue FalseFalseFalseFalseTrue FalseNullFalseNullTrue NullTrueNullTrueNull NullFalseNullNullNull NullNullNullNullNull 常用算术函数 名称格式函数值示例 取绝对值Abs(数值表达式 ) 表达式的绝 对值 Abs(-6) 6 取整Int(数值表达式)表达式值的 整数部分 Int(5.66) 5 求平方根Sqr(数值表达式 ) 表达式值的 平方值 Sqr(4) 2 正弦函数Sin(数值表达式) 表达式值的 正弦值 文本函数 文本函数在实践中应用广泛, 相对来说,变化也更加复杂一些。 常用的字符串函数在表中列出: 常用时间日期函数 名称格式函数值示例 系统日期Date()当前系统日 期 Date() 系统时间Time()当前系统时 间 Time() 系统日期 时间 Now()当前系统日 期时间 Now() 求日期年Year(日期表 达式) 数值型,4 位整数 Year(#April 30,2001#) 求日期月Month(日期 表达式) 数值型 范围1-12 Month((#Ap ril30,2001#) ) 求小时值Hour(时间表 达式) 数值型 范围0-23 Hour(#10:3 0:12pm#) 常用统计函数 名称格式函数值值示例 求和Sun( )数值型Sun(单价* 总价) 求平均值Avg( )数值型,不 计算null值 字段 Avg(语文) 统计记录 个 数 Count( )数值型Count(姓名) 求最大值Max( )数值型Max( 语文) 求最小值Min( )数值型Min(语文 ) 窗体 在Access应用系统中,窗体对象是应用 系统提供的最主要的操作界面对象,是不可 缺少的。 窗体是Access数据库应用中一个非常重 要的工具,作为用户和Access应用程序之 间的主要接口,窗体可以用于显示表中的数 据、输入数据、编辑数据和修改数据。与数 据表不同的是,窗体本身没有存储数据,也 不像表那样只以行和列的形式显示数据。 窗体对象是一个置于数据库对象中的二 级容器对象,其中可以包含Access的一些 其他对象,包括数据表对象、查询对象、子 窗体对象等。除此之外,窗体中还可以包含 一些被称为控件的对象,他们是文本框控件 、命令按钮控件、标签控件、组合框控件、 列表框控件等。可以利用各个控件对象,设 计一个帮助我们完成某种选定功能的界面, 使对某些文件的操作更加简捷。窗体的主要 作用是接收用户输入的数据或命令,编辑、 显示数据库中的数据,构造方便、美观的输 入/输出界面。 窗体是由窗体页眉、页面页眉、主体、 页面页脚及窗体页脚等部分组成。各种窗体 的控件大多数都设计在窗体主体部分。 页面页眉、页面页脚、窗体页眉、窗体 页脚和主体又称为“节”,因此,又可以说窗 体是由页眉节、页眉脚及主体节三元素组成 的。 窗体页眉仅次于窗体顶部位置,一般用 于设置窗体的标题、窗体使用说明或打开相 关窗体及执行其他任务的命令按钮。窗体页 脚仅次于窗体底部,一般用于显示对所有记 录都要显示的内容、使用命令的操作说明等 信息。也可以设置命令按钮,以便执行必要 的控制。 页面页眉一般用来设置窗体在打印时的 页头信息,例如标题、用户要在每一页上方 显示的内容。页面页脚一般用来设置窗体在 打印时的页脚信息,例如日期、页码或用户 要在每一页下方显示的内容。 主体节通常用来显示记录数据,可以在 屏幕或页面上只显示一条记录,也可以显示 多条记录。另外窗体中还包含标签、文本框 、复选框、图像等图形化的对象,这些对象 被称为控件,在窗体中起不同的作用。 窗体的分类 Access提供了六种类型的窗体,分 别是纵栏式窗体、表达式窗体、数据 表窗体、主/子窗体、图表窗体和数据 透视表窗体。 1、纵栏式窗体 如右图,纵栏式窗 体将窗体中的一个记录 按列分隔,每一行为一 个字段的名称及字段的 值,每列的左边显示字 段名,右边显示字段内 容。在纵栏式窗体中, 可以随意地安排字段, 可以使用Windows中的 多种控制操作,还可以 设置直线、方框、颜色 、特殊效果等。通过建 立和使用纵栏式窗体, 可以美化操作界面,提 高操作效率。 2、表格式窗体 如右图,通常一个 窗体在同一时刻只显 示一条记录的信息。 如果一条记录的内容 比较少,单独占用一 个窗体的空间,就显 得很浪费。表格式窗 体,即在一个窗体中 显示多条记录的内容 ,每一行显示一条记 录。 3、数据表窗体 如右图,数据表窗 体从外观上看与数据 表和查询显示数据的 界面相同。而数据表 窗体的主要作用是作 为一个窗体的子窗体 ,实现主/子窗体的子 窗体部分。 4、主窗体与子窗体 如右图,窗体中 的窗体为子窗体,这 个包含子窗体的窗体 我们称之为主窗体。 主、子窗体常用于显 示多个表或查询中的 数据,这些表或查询 中的数据一般为一对 多的关系。从该窗体 中可以看出,主窗体 显示某一条记录的内 容,子窗体就会显示 与主窗体当前记录相 关的所有记录的内容 ,也就是主窗体与子 窗体彼此之间已建立 了链接。 5、图表向导 如右图,图表 窗体可以单独使用 ,也可以在子窗体 中使用图表窗体来 增加窗体的功能。 图表窗体的数据源 可以是数据表,也 可以是查询的结果 。 6、数据透视表窗体 数据透视表是 一个Excel的交互 性的表,它执行用 户所选定的计算式 ,如总和、累计等 操作,这要根据数 据是如何组织的而 定。用户可以改变 布局,以不同的方 式分析数据内容 窗体的视图 Access中窗体的视图有3种 类型:设计视图、窗体视图、 数据表视图。 建立窗体的方法 1、使用向导创建窗体 2、在设计视图中创建窗体 连续窗体 如果窗体主体部分的数据不多,翻页阅 览则比较繁琐,此时可以利用其连续窗体的 属性,在同一页
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本文标题:第六节 Access 2003
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