• / 52
  • 下载费用:20 金币  

会议策划和组织 0-1

关 键 词:
会议策划与组织0-1
资源描述:
会场布置与现场服务 会场布置与现场服务 Page ￿ 2 (一)、会展业的特点 产业带动性强 综合效益高 信息交流 城市形象提升 提供就业机会 会场布置与现场服务 Page ￿ 3 (二)会展经济的功能 n 整合功能 n 纽带功能 n 展示功能 n 连带功能 n 促销功能 进程1.1:认识会议 主题学习单元1:会议与会议策划 进程1.2:会议策划 会场布置与现场服务 Page ￿ 5 导入: 问题: n 1、根据自己的理解,说说什么是会议; n 2、会议有哪些类型; n 3、召开会议的目的有哪些。 会场布置与现场服务 Page ￿ 6 任务一 会议的涵义与特点 一、会议的涵义 n 历史:原始社会的“氏族议事会”。 n 字面含义: “会”——聚集、见面、会合等 “议”——商议、讨论的意思。 会议是有组织、有领导地商议事情的集会。 n 总结:会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主 要方式的、有组织有计划的商议活动。 n 形成会议的主要条件是:有明确的指导思想、预期目标、具体议题; 有明确的时间、地点;有主持人和参加人员。 会场布置与现场服务 Page ￿ 7 任务一 会议的涵义与特点 二、会议的作用 集思广益、科学决策的作用 发扬民主、动员群众、宣传教育的作用 协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工作的作用 国际交流、跨文化的沟通作用 传达信息、资源共享、学习交流、开拓思路的作用 会场布置与现场服务 Page ￿ 8 任务一 会议的涵义与特点 三、会议的特点 目的性 组织计划性 交流方式多样性 群体沟通性 会场布置与现场服务 Page ￿ 9 实践训练 1、背景资料:2012“中秋国庆双节出行 各地高速堵车大观” 2、实训要求 n (1)将班级分成多个小组,选取一名会议主持人。让每组的学生分别 不同社会角色(如交通管理者、普通市民,旅游者等),围绕既定目 的,按照上述情景对“改善节庆堵车”的措施各抒己见,展开热烈讨论。 n (2)此外,每组选一名学生扮演秘书,对各位与会者的发言进行记录 。会议结束后,记录员对各种意见和措施进行书面归纳,与会议记录 一起上交指导教师。 n (3)指导教师随机抽取各小组的结论予以分析。 会场布置与现场服务 Page ￿ 10 任务二 会议活动的基本要素 引入案例:优秀企业成功经验高层研讨会简报 (p8) 问题: 1、从材料中可以看出,一个成功的会议应由哪些要素构成? 2、各个要素对会议的成功召开有什么作用和意义? 会场布置与现场服务 Page ￿ 11 任务二 会议活动的基本要素 一、会议人员 会议人员是指参与会议整个过程的人员,可具体分为会议主体、会议 客体以及其他与会议有关的人员。 1、会议主体 n 指主要策划、组织会议的人员,包括主办者、承办者、支持单位、赞 助单位、和协办单位等。 “水城新津”杯会议人员举例 2、会议客体 n 即参加会议的对象,包括正式成员、列席成员、特邀成员和旁听成员 。与会者的数量是决定会议规模的主要因素。 3、其他与会议有关的人员 n 包括:主持人、会议秘书人员和会议服务人员等。 会场布置与现场服务 Page ￿ 12 任务二 会议活动的基本要素 二、会议名称 n 要求概括并显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位,以及会 议的时间、届次、地点、范围和规模等。 必须用确切、规范的文 字表达 n 如:“水城新津”杯四川饭店技能大赛 可口可乐(中国) 饮料有限公司2004年销售会议 会场布置与现场服务 Page ￿ 13 任务二 会议活动的基本要素 三、会议议题 n 据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题,是会议必备的 要素。 n 议题的主要作用: 1. 准确、具体的体现会议的目标,为目标服务; 2. 引导和制约会议的发言。 会场布置与现场服务 Page ￿ 14 任务二 会议活动的基本要素 四、会议时间 n 会议召开时间和会期。 五、会议的地点 n 据会议的性质和规模,综合考虑会场的大小,交通情况环境与设备等 到因素是否适合,有些要考虑政治影响或经济效果。 会场布置与现场服务 Page ￿ 15 任务二 会议活动的基本要素 六、会议的方式 n 为了提高会议的效率,实现会议目标而采取的各种形式或手段,如现 场办公会、座谈会、观摩会、报告会、调查会、电话会等。 七、会议结果 n 会议结束时实现目标的情况。 n 实用范例:哈啤雪中送炭 会场布置与现场服务 Page ￿ 16 n 欢迎来成都 参加《财富》论坛 n 2013年,成都将举办《财富》全球论坛这样高规格的国际会议,重点 向国内外友人宣传成都的国际化进程 n 作业:为明年的《财富》论坛写一封邀请函 会场布置与现场服务 Page ￿ 17 实践训练 1、背景资料 n 上海惠达科技有限公司准备在11月15日上午召开一次咨询工作会议。公司拟 邀请一些专家、学者以及其他企业单位的负责人共同探讨公司发展之路。为 了能让与会者有充分的时间安排好工作,公司决定提前将通知发给有关与会 者。秘书发出书面通知后不久,公司总经理突然指示:“这次会议十分重要, 应当还要邀请区科改委有关领导参加,听听他们的意见,以便更好地推动公 司工作发展。”可是经过联系,区科改委的林主任11月15日正好在外地出差, 要到11月16日才能回来。于是,秘书再次发补充通知,通知各位与会者会议 时间改在11月17日召开。后来,林主任的秘书打来电话说:“林主任在外地出 差可能要延迟几天,还要去当地一些企业视察工作。”于是,公司的咨询工作 会议无法确定时间,只能一拖再拖。 2、实训要求 n (1)分小组讨论:造成会议出现这种结果的原因是什么? n (2)班级讨论如何避免上述情况的出现? 会场布置与现场服务 Page ￿ 18 任务三 会议的种类与工作原则 一、会议的种类 1、按会议的规模划分 n 小型会议 n 中型会议 n 大型会议 n 特大型会议 2、按会议内容划分 n 综合性会议 n 专题性会议 会场布置与现场服务 Page ￿ 19 任务三 会议的种类与工作原则 一、会议的种类 3、按会议的性质划分 n 决策性会议:代表性会议、领导性会议 n 非决策性会议:日常办公会议、咨询性会议、总结交流会议、洽谈谈判性会 议、进修培训会议、庆典性会议、商品展示和推介性会议。 4、按会议所垮的地域范围划分 n 国际性会议 n 全国性会议 n 地方性会议 n 部门性会议 会场布置与现场服务 Page ￿ 20 任务三 会议的种类与工作原则 一、会议的种类 5、按会议的目的划分 n 说明会议 n 研究会议 n 解决问题会议 n 沟通协调会议 n 创意会议 会场布置与现场服务 Page ￿ 21 任务三 会议的种类与工作原则 一、会议的种类 6、按会议的形式划分 n 圆桌会议、公开讨论会议、代表人会议、演讲型讨论、小组讨论、议 会型讨论、头脑风暴会议、远程电信会议 7、按会议的职级划分 n 股东会议、董事会、高级管理人员会议、中层管理人员会议、职工会 议、部门会议 会场布置与现场服务 Page ￿ 22 任务三 会议的种类与工作原则 二、会议的工作原则 1、必要性 2、高效性 3、目标性 4、严肃性 5、节俭性 会场布置与现场服务 Page ￿ 23 实践训练 1、背景资料 n 在日本富士山县,辽宁省青年友好参观团团长接过日方官员送上的会 议程序,只见上面写着辽宁省青年友好参观团在日本富士山县活动时 ,中方团长接过日方官员送上的会议程序,只见上面写着:“中方发 言时间:10点17分20秒至18分20秒。”他不禁楞住了,只好把原来的 讲稿从十几页删削成五页、三页,最后删到一页。第二天,中方团长 像别的发言者一样,跑步上场。他的发言干净利落,因为被台下几次 掌声打断,才拖延了30秒。事后,这位团长感慨地说:“这件事给我 的启示太大了。” 2、实训要求 n (1)各小组讨论这件事到底对我方有何启示; n (2)讨论日方官员这样安排外宾的发言时间是否合适。 会场布置与现场服务 Page ￿ 24 课外练习: n 利用业余时间 ,在校内外进 行实践锻炼, 参与会议的各 项组织与服务 工作,收集会 议计划、会议 记录等。 进程1.1:认识会议 主题学习单元1:会议与会议策划 进程1.2:会议策划 会场布置与现场服务 Page ￿ 26 任务一 会议策划概述 一、会议策划的概念 n 策 划——为未来事项“筹谋献策”;目标性、多重选择性、风险性、 创意性 n 会议策划——为了使会议取得预期的目的,而进行构思、设计,选择 出合理可行方案的过程。 好的会议策划,一定是对具体的执行方案有深入的思考,具有可行性 ;一定是在某些方面有突破,有新意、有创意才行。 会场布置与现场服务 Page ￿ 27 任务一 会议策划概述 二、会议策划的方法 1、头脑风暴法 2、纸牌法 3、策划树法 会场布置与现场服务 Page ￿ 28 头脑风暴法 n 涉日问题尖锐,大学生情绪激动。请讨论决定如何稳定当前大学生学 习环境和学习情绪,做到学习爱国两不误。 会场布置与现场服务 Page ￿ 29 任务一 会议策划概述 三、会议策划的原则 1、目的性原则 2、利益主导原则 3、整体规划原则 4、客观现实原则 5、可操作性原则 6、周密性原则 7、整合原则 8、规范性原则 会场布置与现场服务 Page ￿ 30 任务一 会议策划概述 四、会议策划的前期工作 Ø 搞清楚“想法” Ø 搞清楚“思路” Ø 会议地址的选择 n 列出可供选择的清单 n 根据清单综合考虑会议类型与场所的搭配 n 会议整体规划 n 亲临现场实地考察 Ø 会议整体策划 n 工作时间进程表 n 任务分工表 n 物品清单 n 成本分析表 会场布置与现场服务 Page ￿ 31 任务一 会议策划概述 五、会议策划者的主要任务 1、制定计划,确定必须要做的事项以满足会议的需要,并达到会议预定 的目标 2、制定会议议程 3、了解可供使用的场所和设施情况 4、选择或提议合适的场所 5、安排交通事宜 6、协调指挥工作人员的活动 7、招收、培训会务人员和广告人员 8、制定可行预算或按既定预算安排有关工作 会场布置与现场服务 Page ￿ 32 任务一 会议策划概述 五、会议策划者的主要任务 9、确定各项工作的时间安排 10、视察选定的场所和设施 11、与各有关方面进行接洽(运输公司、旅行社、试听服务公司) 12、确定印刷公司 13、安排食品、饮料有关事宜 14、同会议发言人和各位贵宾进行联系 15、其他 会场布置与现场服务 Page ￿ 33 实训一: n 会议策划:以花源校区行政楼5楼会议室为会议地点策划一次为期1-5 天的会议活动。 n 要求:1、运用头脑风暴法决定本次会议的议题。 n 2、安排会议议程 n 3、会议场地布置 n 4、会议成本预算。 会场布置与现场服务 Page ￿ 34 实训二: n 成都将建设成为现代国际田园城市。成都在其中看到的是机遇, “这 也就意味着,我们在产业发展上有可能跨越传统发展方式的某个阶段 ,带动整个城市快速甚至是跨越式发展。”。成都的城市理想是,在 城市形态和发展水平上,将是超大型、现代化的城市,同时也是符合 田园城市理想、统筹城乡发展的城市。广大的农村地区是“人在园中” ,二、三圈层是“城在园中”,中心城区是“园在城中”,把城市和农村 两者的优点都高度地融合在一起。建设现代国际田园城市---成都,是 我们每个身在成都的人的义务,请你策划一次相关内容的团日活动。 并重点阐述此次团日活动的亮点,亮点阐述不少于200字。 会场布置与现场服务 Page ￿ 35 会议策划书 n 1、 名称: n 2、宗旨: n 3、主题: n 4 、日期: n 5、地点: n 6、主办单位: 承办单位: n 7、邀请媒体: n 8、亮点: 会场布置与现场服务 Page ￿ 36 实践训练 1、阅读材料 n 某公司市场销售部刘经理最近注意到:在刚刚过去的一个月中,一些 营销开支、广告费用等都没有减少,但是产品的销售量却明显减少了 。于是刘经理召集了几个业务骨干召开了部门会议,希望能通过会议 从中找到根本原因。会上,一名员工提出上个月销售量下降是因为销 售渠道的问题。而另外一名员工则认为导致销售量下降的原因是产品 本身满足不了消费者的需求。于是在会议上,与会人员就这两个原因 激烈地争论起来,会议一时失去控制。最后,会议也毫无结果。 2、实训要求 n 分析这次会议失败的原因。 n 对会议策划有什么启示? 会场布置与现场服务 Page ￿ 37 任务二 会议策划的内容 课前问答 会场布置与现场服务 Page ￿ 38 任务二 会议策划的内容 一、会议策划的主要内容 “五个W,一个H、B、O” n Why: 为什么要开会,会议目标是什么。 n Who: 参加会议的人是谁,主办者希望哪些人来参加。 n What:什么类型的会议,会议内容 。 n When:什么时候举行会议;会期长短。 n Where: 什么地方开会。 n How: 会议将怎样进行。 n Budget [ˊbʌdʒit ] : 会议预算的策划。 n Others: 会务工作的策划。 会场布置与现场服务 Page ￿ 39 任务二 会议策划的内容 一、会议策划的主要内容 1、Why: 为什么要开会,会议目标是什么。 会议目标是会议组织者的期望。 作用: n 制约会议的议题和议程 n 决定会议的性质 n 影响会议的方式 n 引导会议的结果 需注意的问题: n 提出的目标要切合实际 n 处理好目标层次之间的关系 ü 总目标与具体目标的关系 ü 主要目标与次要目标的关系 会场布置与现场服务 Page ￿ 40 任务二 会议策划的内容 一、会议策划的主要内容 2、Who: 参加会议的人是谁,主办者希望哪些人来参加。 确定与会人员的几种程序: n 领导确定 n 规则确定 n 商磋确定 n 选举确定 需注意的问题 n 合法性 n 必要性 n 明确性 n 代表性 会场布置与现场服务 Page ￿ 41 任务二 会议策划的内容 一、会议策划的主要内容 3、What:什么类型的会议,会议内容是什么。 根据会议的目标、任务、议题来确定 需注意的问题: n 会议的职权 n 会议的功能 会场布置与现场服务 Page ￿ 42 任务二 会议策划的内容 一、会议策划的主要内容 4、When:什么时候举行会议;会期的长短。 原则: n 时机 n 需要 n 成本和效率 n 协调 n 合法合规 需注意的问题: n 与会者能否在这一时间参加会议 n 与会者是否有足够时间来准备提交相关文件或材料 n 会议各项组织和准备工作是否能够完成 n 具体日期要考虑周到,如时间是否与其它会议或活动相冲突 会场布置与现场服务 Page ￿ 43 任务二 会议策划的内容 一、会议策划的主要内容 5、Where: 什么地方开会。 选择会议地点的意义: n 产生良好的政治影响和经济效果 n 突出会议主题 n 营造良好的会议气氛 综合考虑以下几个基本问题: n 地点: n 历史: n 服务设施: n 公共区域及设施: n 费用: n 景点: n 安全: 会场布置与现场服务 Page ￿ 44 任务二 会议策划的内容 一、会议策划的主要内容 6、How: 会议将怎样进行。 ——对会议的议程进行安排:议程表 需要注意的问题: n 议程的每一个环节应环环相扣 n 议题较多时要考虑主次先后 n 议程应提前通知与会者 会场布置与现场服务 Page ￿ 45 任务二 会议策划的内容 一、会议策划的主要内容 7、Budget : 会议预算的策划。 n 显性成本——会议明显的耗费,如与会者的交通费、会场和设备租借 费用等。 n 隐性成本——与会者因为参加会议而损失的劳动价值 会议成本=2XYT X 代表与会者每小时的平均工资的3倍 Y 代表与会人数 T 代表时间 会场布置与现场服务 Page ￿ 46 任务二 会议策划的内容 一、会议策划的主要内容 8、Others: 会务工作的策划。 (1)会前准备工作 (2)会议期间的协调服务 (3)会后结束工作 会场布置与现场服务 Page ￿ 47 任务二 会议策划的内容 二、制定会议筹备进程时间表 以中型会议为例: (一)预算客店和会议室。会前三周考察(会前15~21天),会前一周 确定(会前7~10天)客房与会议室。 (二)确定会务组。会前是一周(会前4~10天)确定会务组。 (三)开会工作动员大会。会前4~6天 (四)会议参会人员的了解,在会前4天到15天左右进行 (五)确定就餐时间的酒店,酒店初选(会前4天到8天)酒店确定( 会前2到5天) (六)录像摄影师的预定:会前2天到7天 会场布置与现场服务 Page ￿ 48 任务二 会议策划的内容 二、制定会议筹备进程时间表 以中型会议为例: (七)会前礼品,资料,记录本,矿泉水,与物品准备,会前1到10天 (八)会前日程表和会议须知的准备:会前1天到2天 (九)会议条幅,参会证,指引牌,人名牌,会议接待处,会议通知等 准备:会前2天到5天。 (十)会场设计与摆设.设计,会前5天到7天,摆设会前1天。 (十一)会务组现场设办公室:会前1天~2天 (十二)接站:会前1天 会场布置与现场服务 Page ￿ 49 任务二 会议策划的内容 二、制定会议筹备进程时间表 以中型会议为例: (十三)早到客人的安排:提前1天或更多 (十四)摄影录像:会议开始时起 (十五)票务:会议结束前1天 (十六)会议通讯录和合影照准备:会议结束前1天 (十七)送站:随时 (十八)总结报告:会议结束后3天内 会场布置与现场服务 Page ￿ 50 任务三 会议策划方案 案例:能干的王秘书 (p42) 问题: n 如果你是王秘书,会怎样策划这次会议呢? n 会议策划方案包括哪些内容? n 怎样拟写会议策划方案? 会场布置与现场服务 Page ￿ 51 任务三 会议策划方案 一、会议策划方案的内容 会议策划方案主要包括会议概要(会议主题、会议时间、会议地点 、与会人员等)、会议日程及相关事务、会议预算以及其他需要说明 的事项。 1、会议概要 2、会议日程及相关事务 3、会议预算以及其他需要说明的事项 会场布置与现场服务 Page ￿ 52 任务三 会议策划方案 二、会议策划方案的格式 会议策划方案的格式通常是条文式或表格式。 1、标题 “× ×会议策划书” 2、正文 开头:召开会议的依据、主办单位、会议名称、会议时间、地点等。 主体:逐项写明策划的具体内容。 结语:可写上“以上方案,可否,请予研究、批示”。 3、落款或签署 4、成文日期
展开阅读全文
  麦档网所有资源均是用户自行上传分享,仅供网友学习交流,未经上传用户书面授权,请勿作他用。
0条评论

还可以输入200字符

暂无评论,赶快抢占沙发吧。

关于本文
本文标题:会议策划和组织 0-1
链接地址:https://www.maidoc.com/p-15673933.html
关于我们 - 网站声明 - 网站地图 - 资源地图 - 友情链接 - 网站客服 - 联系我们

[email protected] 2018-2020 maidoc.com版权所有  文库上传用户QQ群:3303921 

麦档网为“文档C2C模式”,即用户上传的文档所得金币直接给(下载)用户,本站只是中间服务平台,本站所有文档下载所得的金币归上传人(含作者)所有。
备案号:蜀ICP备17040478号-3  
川公网安备:51019002001290号 

本站提供办公文档学习资料考试资料文档下载


收起
展开