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项目8学生成绩管理与分析(已修改)

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学生成绩管理与分析已修改 项目8学生成绩管理与分析 学生成绩管理 学生信息和管理
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项目8 学生成绩管理与分析 Ø 会进行数据的选择性粘贴 Ø 会创建数据清单,会利用记录单对数据清单进行 编辑或条件查询 Ø 会设置工作表数据清单的样式 Ø 会设置数据清单快速排序和高级排序 Ø 会设置数据自动筛选和高级筛选 Ø 会设置数据的分类汇总 Ø 会设置数据透视表 Ø 会设置数据的图表分析 教学目标教学目标 8.1 任务要求 • 创建名为“0801班学生成绩管理分析.xls”的新工作簿,含“0801班 学生成绩表”的数据清单,内容来源于项目七中的工作簿文件“08级计 算机专业学生成绩表.xls”内的工作表“0801班”的相关内容。 能按单科总分或 总分进行排序, 快速找出单科总 分或总分排名情 况 能按多个关键字段进行 复合排序,如先按总分 排序,如果总分相同, 再按计算机基础分数排 序等,即实现高级排序 根据指定条件 对数据进行筛 选,查询符合 条件的记录, 如筛选出总分 大于300分的 记录 能进行复合筛选 ,如筛选总分大于300的A组学生 能按指定字段进行数据分类汇总,如按学习小组分析 各组总分平均分、单科平均分等,还能对多个字段进 行分类汇总 能将总分前五名的学生成绩按照单科总分、总分制作 柱形图表 8.2 解决方案 创建名为“0801班学生成绩管理分析.xls”的新工作簿,创建5个工作表, 分别命名为“0801班学生成绩数据清单”、“排序”、“筛选”、“汇总”和“图表”等, 其中第一个工作表的数据来自于项目七使用的对象文件,故可打开该文件, 把相关内容复制粘贴到目标工作表中,因项目七中工作簿的许多数据是通过 公式计算生成的,如果直接复制粘贴将会显示错误信息,在此操作过程中必 须使用数据的选择性粘贴解决粘贴出错问题。数据清单创建后,使用自动套 用样式和记录单进行样式设置和编辑查询,另外还用到前面项目中已学习的 工作表复制、工作表标签重命名等操作; 按单科或总分的排序,能进行快速排序和高级排序操作。排序是数据处 理常见的操作,使用Excel的数据排序功能可实现对单个字段排序或多个字段 复合排序; 设置数据的筛选,能进行自动筛选或高级筛选操作。在Excel中,提供了 数据的自动筛选和高级筛选两种模式,使用它们实现操作; 对数据进行分类汇总和制作数据透视表; 对总分前五名学生按成绩制作柱形图,可以先按总分降序排列学生成绩, 然后利用Excel中插入图表的操作向导逐步完成。 8.3 实现步骤 1.创建名为“0801班学生成绩管理分析.xls”的工作簿 点击桌面【开始】菜单,点击【程序】|【Microsoft Office】|【 Microsoft Office Excel 2003】命令,打开Excel 2003 。 8.3.1 创建并格式“0801班学生成绩数据清单” 单击菜单栏上的【文件】|【保存】命令,打 开“另存为”对话框。 在文件名编辑栏内输入“0801班学生成绩管理分析”,文 件类型选择Excel文件 保存位置选择在“D:\我的文档”文件夹下 。 在工作表标签“Sheet1”前 插入2个工作表 重命名后图示 依次将5张工作表进行重命名 2.创建工作表“0801班学生成绩数据清单” 在工作表“0801班学生成绩数据清单”的单元格区域A1:H1内,输入标题 行 打开“08级 计算机专业 学生成绩表 .xls”工作 簿,选定工 作表“0801 班”中的单 元格区域 A4:B33,并 复制。 在工作表“0801班学 生成绩数据清单”中 ,用鼠标右键单击单 元格A2,在弹出的菜 单中,点击【粘贴】 命令或按Ctrl+V组合 键, “学号”和“ 姓名”的数据粘贴到 单元格区域A2:B31中 。 在“08级 计算机专 业学生成 绩表 .xls”, 复制工作 表“0801 班”中的 单元格区 域E4:E33 ,即“计 算机基础 ”单科总 分 。 在工作表“0801班学生成绩数据清单”,选择单 元格D2,单击鼠标右键,在弹出的菜单中,点击 【选择性粘贴】命令,在【选择性粘贴】对话框 的【粘贴】选项栏中,系统默认选项为“全部” ,选中“数值”或“值和数字格式”选项,设置 为粘贴数值。单击【确定】按钮,完成“计算机 基础”分数的复制粘贴 。 为什么选中“数 值”或“值和数 字格式”选项, 而不是选择“全 部”呢? 设置为选中“数值”或“值和数字格式”选项的原因是“08级计算机专业学生 成绩表.xls”的工作表“0801班”中单元格区域E4:E33存储的是运算公式,这里 只需要复制计算结果即分数,不需要具体的运算公式。 如果使用【选择性粘贴】对话框的【粘贴】中的默认选项,会复制原单 元格中存储的公式,公式被粘贴后在新表中重新计算,而运算对象单元格已 不是数字,会显示出错信息。 使用“选择性粘贴”功能完成“计算机组装”、“大学英语”、“高等数学”和“总 分”数据的复制粘贴 自动填充柄 拖动C2的填充柄至C7 使用相同操作, 完成其他学习小组的数据录入。 选中数据区域A1:H31,在 格式工具栏内选择字体为 宋体、字号12磅,单击居 中按钮,单击边框按钮, 设为无边框线,单击任意 单元格,取消全选状态。 3.复制数据清单至工作表“排序”、“筛选”、“汇总 ”和“图表”中,以便进行数据的排序、筛选、汇总 和创建图表等操作。 点击工作表“0801班 学生成绩数据清单” 中全选按钮,工作表 区呈选定状态,在工 作表区任一处单击鼠 标右键,在弹出的菜 单中,执行【复制】 命令 。 打开“排序”工作表 ,选中单元格A1,单 击鼠标右键,在弹出 的菜单中,执行【粘 贴】命令。 参照上述操作,依次将数据清单粘贴至 “筛选”、“汇总”和“图表”3个工作表。 4.设置工作表“0801班学生成绩数据清单”的套用样式 选中工作表“0801班学生成绩数据清单”的单元格区域 A1:H31 。 在格式列表中,拖动 滚动条,选择“序列 1”格式,单击【确 定】按钮 。 将工作表“0801班学生成绩数据清单”格式设置为自动套用“序列1”格式 单击菜单栏中的菜单项【格式】|【自动套用格式】命令,打 开【自动套用格式】对话框 。 5.利用“记录单”编辑数据清单 单击工作表“0801班学生成绩数据清单”数据清单区域内的任一单元格 。 在【记录单】对话框中,显 示当前数据清单的首记录 。 单击菜单栏上【数据】|【记录单】命令,打开【记录单】对话框 。 单击【上一条】或【下一条】按 钮或拖动垂直滚动条浏览数据清 单中的记录 。 6.利用“记录单”进行条件查询 单击【条件】按钮输入条件 在“记录单”中查询数据清单中C组总分超过300分的学生记录。 单击【下一 条】按钮, 显示出符合 条件的首记 录 单击【下一 条】按钮, 查看其他满 足条件的记 录 单击【条件】按钮,启动重新查询,如果 单击【关闭】按钮,关闭【记录单】对话 框。 1.对工作表“排序”中的数据清单按“总分”字段设置为降序排列。 8.3.2设置数据清单排序 单击工作表“排序”的 标签,打开“排序”工 作表 。 单击菜单栏上的菜单项 【数据】|【排序】命令 在“主要关 键字”栏中 选择“总分 ”,选择“ 降序”方式 ,在“我的 数据区域” 设置为“有 标题行”, 单击【确定 】按钮 。 此时每条记录作为一个整体移动到相应的行。 其他方法:通过工具栏中的升序按钮 和降序按钮进行快速排序 单击“总分”列中 的任意数据单元格 。 单击降序按钮 。 2.在工作表“排序”中,按“高等数学”列设置为降 序排列,如果“高等数学”分数相同,再按照“计算 机基础”降序排列,如果“计算机基础”分数也相同 ,再按照“学号”升序排列。 打开工作表“排序”,选中数据区域的任意数据单元格 在“主要关键字”栏中 选择“高等数学”,选 择“降序”方式,在“ 次要关键字”选择“计 算机基础”,选择“降 序”方式,在“第三关 键字”选择“学号”, 选择“升序”方式。在 “我的数据区域”设置 为“有标题行” 。 单击菜单栏中的菜单项【数据】|【排序】命令,打开【 排序】对话框 2.在工作表“排序”中,按“高等数学”列设置为降 序排列,如果“高等数学”分数相同,再按照“计算 机基础”降序排列,如果“计算机基础”分数也相同 ,再按照“学号” 升序排列。 首先对以数字 形式存储的数 字进行排序, 然后对以文本 形式存储的数 字进行排序。 在进行多条件的高级排序的操作过程中,弹出了【排序警告】对话框,这是 因为工作表区域A列的学号是以文本形式存储的数字 数据数据类型 1数字 10数字 11按文本存储的数字 5按文本存储的数字 数据数据类型 1数字 5按文本存储的数字 10数字 11按文本存储的数字 同时对以文本 和数字形式存 储的数字进行 排序。 因为A列的学号均为文本格式数字, 故两种处理方式均可。 1.筛选出“总分300”的数据记录 8.3.3 设置数据筛选 单击工作表“筛选”的 标签,打开“筛选”工 作表 。 单击菜单栏上的菜单项 【数据】|【筛选】|【 自动筛选】命令 在数据清单中每一列的列标题右 侧都会出现【自动筛选】下拉按 钮 ,表示进入了自动筛选状态 单击“总分 ”字段旁的 下拉按钮, 弹出下拉框 ,在弹出的 下拉框内选 择“自定义 ” 。“总分”下拉列表选择 “大于”,后面的编辑 栏中输入“300” 筛选结果 若筛选出“总分300”的“王”姓学生的数据记录 条件下拉列表选择“等 于”,编辑栏输入“王 *” 单击“姓名”【自动筛选】下拉 按钮 ,选择“自定义”。 筛选结果 2.筛选出总分大于300分的A组学生记录,在单元 格区域A33:B34内录入筛选条件,筛选结果从单 元格A36开始显示,原数据清单仍显示。 在空白单元 格区域 A33:B34内输 入筛选条件 。 单击菜单栏中【 数据】|【筛选 】|【高级筛选 】命令,打开【 高级筛选】对话 框。 单击“条件区域”和“复制到” 编辑栏右侧的拾取按取分别将条 件区域A33:B34和A36填入到编辑 栏内 筛选结果 8.3.4 设置数据汇总 打开“汇总”工作表,选中数据区域内任一单元格 。 单击菜单栏中的菜单项【数据】|【分类汇总】命 令,打开【分类汇总】对话框 “汇总方式”选择“平均值”, “选定汇总项”选择“计算机基 础”、“计算机组装”、“大学 英语”、“高等数学”和“总分 ” 在工作表“汇总”中,按学习小组统计“计算机基础”、“计算机组装”、 “大学英语”、“高等数学”和“总分”的平均值。 在工作表“汇总”中,按学习小组统计“计算机基础”、“计 算机组装”、“大学英语”、“高等数学”和“总分”的平均值。 汇总结果 单击数据清单左侧的“隐 藏明细数据符号” 符号按 钮 ,显示“分类汇总” 后的数据结果,此时符号 按钮变成符号按钮 8.3.5 设置数据透视表 选中工作表“0801班学生成绩数据单”的数据清单中的任一单元格 。 单击【数据】|【数据透视表和数据透视图】命令,打开【数据透 视表和数据透视图向导——3步骤之1】对话框 利用“数据透视表”对“0801班学生成绩数据清单”按学习小组和姓名统计 总分。 单击【下 一步】按 钮,打开 【数据透 视表和数 据透视图 向导—— 3步骤之2 】对话框 。 此步骤用于选取创建数据 透视表的数据源区域,系 统自动设定当前数据清单 区域。如果要重新选定数 据区域,可以通过拾取按 钮或直接在编辑栏内输入 区域,如果选定区域来自 外部文件可通过单击【浏 览】来完成 。 单击【下一步】按钮,打 开【数据透视表和数据透 视图向导——3步骤之3】 对话框,用于设置数据透 视表的显示位置。在此选 择默认值“新建工作表” ,单击【完成】按钮 。 此时Excel 在当前工作表前插入了一个新工作表“Sheet1”,并自动打开该 工作表,显示数据透视表的页面布局,页面布局框的右侧显示【数据透视表 字段列表】对话框 。 页字段:在数据透视表 中指定为页方向的字段 。在页字段中,既可以 显示所有项的汇总,也 可以一次显示一项,筛 选掉其他数据。 数据项:在数据透视表中要汇总的数 据。 列(行)字段:数据透视表 中按列(行)显示的字段。 在【数据透视表字段列表】中拖动“学习 小组”字段至“请将页字段拖至此处”字样的 位置,或先选中“学习小组”字段,在“添加 到”的右侧下拉列表中选择“页面区域”,单 击【添加到】按钮操作也可。下面,可用 拖动方式操作。将“姓名”拖至“将行字段拖 至此处”字样的位置,将“总分”拖至“请将数 据项拖至此处”字样的位置,得到数据透视 表结果 。 单击单元格B2处的下拉按钮,可以选择 学习小组的有效值,如选择“A组”,则 在行字段和数据区域中显示A组学生姓名 和总分汇总 。 双击数据透视表中的字段单元格,可打 开【数据透视表字段】对话框,在框中 可设置分类汇总的类型 。 8.3.6 创建数据图表 选中工作表“图表”数据清单内的“总分”列的任一单元格,单击工具 栏中的降序排列按钮,此时按总分降序进行排列,前五名学生依次显示 在第2行至第6行内。 单击【下一步】按钮,打开【数据透视表和数据透 视图向导——3步骤之2】对话框 。 1.将总分前五名的学生成绩按照单科总分、总分制作柱形图,创建图表 选中数据区域内任一单元格,单击【插入】 |【图表】命令,打开【图表向导-4步骤之1 -图表类型】对话框 。 单击【数据区域】选项卡 。 在【标准类型】选项卡的“图表类型 ”列表中,系统默认为“柱形图” 。 “子图表类型”选择“簇状柱形图” 。 单击“数据区域”编辑栏右侧的拾 取按钮,将前五名学生的姓名和单 科总分、总分拾取(操作方法:按 住Ctrl键,依次选择单击格区域 B2:B6和D2:H6) 。 单击【系列】选项卡 。 在“系列”列表中,选择“系列 1”,在名称框内输入“计算机基 础”,仿此操作,依次逐一更名各 系列 。 单击【标题】选项卡 。 分类(X)轴栏输入“姓名”, 数值(Y)轴栏输入“分数” 。 在图表标题栏输入“0801班前 五名学生成绩图” 。 单击【图例】选项卡 。 选择位置“靠上”选项 。 单击【下一步】按钮 。 选择“作为其中的对象插入” 单选项,生成图表插入到“图 表”工作表中,本项目选择该项 。 单击【完成】按钮 。 图表大小控点 图表标题 图例 绘图区 图表区 选择“作为新工作表插入”, 将会插入一个图表。 8.4 实践总结 在本项目的实践中,通过创建数据清单,完成了数据的排序、筛选 、汇总、数据透视和图表的操作,对数据进行快速管理和分析,这些操 作应用非常广泛,利用Excel强大的数据管理功能,实现方便地组织、管 理和分析大量的数据信息,因此要熟练掌握其操作要领。
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