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哈工大研究生系统博士学位用户手册(答辩秘书)

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哈工大 研究生 系统 博士学位 用户手册 答辩 秘书
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哈工大研究生系统博士学位用户手册- 1 -一、博士学位流程图博士学位流程图哈工大研究生系统博士学位用户手册- 2 -二、操作流程示意图操作流程示意图1、系统登陆、系统登陆正式系统登陆方式:主页——服务指南——研究生系统答辩秘书在系统中需要多次登陆答辩秘书在系统中需要多次登陆,根据操作流程图所示,第一次登陆录入论文评价、汇总材料、学科意见等信息,如果存在复审,则需要再次登录系统录入复审结果;答辩后,需要第二次登陆系统,录入答辩结果等信息。在如下页面中,输入用户名,密码,并输入验证码,点击“用户登陆”按钮图 2-1系统使用注意事项:系统使用注意事项:1、需要下载报表插件,在系统登陆页面点击“点击下载” ,安装即可;2、需要在 IE 中设置允许来自该网站的弹出窗口。3、使用系统录入数据时请适时进行保存,以避免输入数据丢失。教师用户名为姓的全拼+名简拼;如果存在重复的情况,则在后面以数字区别,具体咨询教学秘书;哈工大研究生系统博士学位用户手册- 3 -4、如输入大段文字,最好事先在 “记事本”等文字处理软件中准备好,然后再复制到本系统的相应录入框中,并尽快对其进行保存。5、大段文字的录入需要注意字数的限制,不能超出。6、操作结束后请用“注销”正常退出系统。2、答辩秘书录入论文评价、汇总材料等、答辩秘书录入论文评价、汇总材料等答辩秘书需要多次登陆系统,第一次登陆需要录入论文评价、汇总材料、学科意见等信息,如果存在复审结果,则需要在答辩前再次登录系统,录入评审结果。图 2-2在“答辩信息管理”菜单中选择“答辩秘书录入答辩决议” ,看到如下页面:哈工大研究生系统博士学位用户手册- 4 -图 2-3答辩秘书查找学生有两种方式:一、直接输入学号或姓名,查找学生;二、直接点击“提交”按钮,则页面右侧会列出该答辩秘书负责的所有学生的列表。第一步,录入论文评价:第一步,录入论文评价:点击左侧框中的学生学号,选择学生,点击“博士学位论文评价” ,看到如下页面。录入学位论文评价,如果有复审,则答辩秘书需要复审结果出来后再次登陆系统,录入复审结果。点击评阅人类型下拉框,选择初审或复审,相应的点击代码下拉框,为每个评审结果选择一个不同的代码,也就是说,评阅人类型选择“初审” ,代码框中选择 1 或 2,录入 2 个不同的初审结果,评阅人类型选择“复审” ,代码框中选择 1 或 2,录入 2 个不同的复审结果,如下图所示。1、输入学号或姓名查找学生,直接点击“提交”则查找所有负责的学生2、点击学号出现右侧操作菜单哈工大研究生系统博士学位用户手册- 5 -图 2-4第二步,录入专家评审意见汇总:第二步,录入专家评审意见汇总:点击“专家评审意见汇总” ,看到如下页面,将评议书汇总材料的相应内容录入到系统中。1、选择博士学位论文评价2、选择初审、复审;3、选择评阅人代码:1 或 2;1、专家评审意见汇总2、逐项录入汇总意见;哈工大研究生系统博士学位用户手册- 6 -图 2-5第三步,录入学科意见:第三步,录入学科意见:点击“学科推荐意见” ,在如下页面中录入学科推荐意见。图 2-6第四步,答辩日期修改:第四步,答辩日期修改:如果学生的答辩日期有变更,则选择“答辩日期” ,对学生的答辩日期地点进行修改。在基本信息中学生已经录入答辩日期、地点等信息,如果发生变更,那么可以在下面的页面中进行修改。图 2-7第五步,录入答辩委员会成员信息:第五步,录入答辩委员会成员信息:点击“答辩委员会” ,在如下页面中录入答辩委员会的成员信息。成员编号及学科代码的操作详见第 3 条,录入答辩日期、地点,或对已经录入的数据进行修改哈工大研究生系统博士学位用户手册- 7 -图 2-83、、 答辩秘书批量分配答辩成员答辩秘书批量分配答辩成员选择“答辩信息管理”菜单中的“批量分配答辩成员” ,对多个答辩学生进行答辩委员会成员信息的录入。在这个操作中可以选择已经录入答辩委员会信息的学生,将相同的答辩成员分配给指定的学生,或是对答辩成员信息进行修改后再分配。答辩秘书有三种方式对学生进行答辩委员会成员分配:第一种,直接录入答辩委员会成员信息,然后再选择多个学生,将同一个答辩委员会指定给该学生;第二种,选择一个已经分配答辩委员会成员的学生, 页面中会将该学生的答辩成员信息列出,然后再选择其它学生,将该委员会分配给学生;第三种,选择一个已经分配答辩委员会成员的学生, 页面中会将该学生的答辩成员信息列出,对其中的部分成员信息进行修改,然后将该委员会分配给学生。录入答辩委员会成员或是对成员信息进行修改;哈工大研究生系统博士学位用户手册- 8 -a)对单个学生录入答辩委员会成员:图 2-9图 2-103、录入答辩委员会成员信息 1、输入学号或姓名查找学生,直接点击“提交”则查找所有负责的学生2、点击学号,选择要操作的学生;4、除答辩秘书外,此项编号可以不输入直接输入学科代码或者点击“查找学科代码”哈工大研究生系统博士学位用户手册- 9 -图 2-11b)批量分配:图 2-121、点击“批量分配答辩成员”2、输入答辩委员会成员,3、选择要分配的学生,或是全选,批量分配答辩委员会成员,对于有部分学生答辩成员不同,可以考虑批量分配,单独对该学生进行修改的方式输入学科名称复制学科代码,并粘贴到上图的学科代码框中哈工大研究生系统博士学位用户手册- 10 -图 2-134、答辩秘书录入答辩决议、答辩秘书录入答辩决议学生答辩后,答辩秘书登陆系统,选择“答辩信息管理”菜单下的“答辩秘书录入答辩决议” ,看到如下页面:图 2-14答辩秘书需在此环节中录入答辩决议及答辩结果。1、点击提交,查询所有负责的学生,或者直接输入学号、姓名查询2、点击学号,选择学生,出现右侧操作菜单3、答辩秘书需要完成:录入答辩决议、录入学位审查信息、打印报表;1、点击已经分配答辩委员会成员的学生姓名,显示答辩委员会成员,可以对成员进行修改2、选择要分配的学生,点击批量提交哈工大研究生系统博士学位用户手册- 11 -图 2-15图 2-162、录入答辩委员会表决结果及答辩记录等信息,提交4、选择答辩结果类型:通过、重新答辩、不通过1、点击“答辩决议”3、点击答辩结果,录入
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